Office Manager:in (m/w/d) - EG8 TV-AVH - Teilzeit 60%

Das Institut für Friedensforschung und Sicherheitspolitik an der Universität Hamburg erforscht seit 1971 die Bedingungen von Frieden und Sicherheit - global, regional, lokal. Ziel des IFSH ist es, durch herausragende, innovative Forschung aktiv zum Frieden beizutragen. Der Wissenstransfer aus der Forschung in Politik und Gesellschaft ist dabei grundlegender Bestandteil der Arbeit des Instituts.
 
An unseren Standorten in Hamburg und Berlin arbeiten wir mit aktuell rund 70 Kolleg:innen in Forschung, Transfer, Lehre und Administration. Gefördert von der Stadt Hamburg bauen wir im Rahmen einer Wachstumsstrategie unsere Teams in Wissenschaft und Service in den kommenden Jahren deutlich aus. Dabei ist das IFSH bereits heute ein durch Internationalität sowie Vielfalt geprägter Ort. Wir vereinen eine Kultur der Offenheit, Agilität und kurzen Wege mit dem Renommee einer etablierten und bestens vernetzten Forschungseinrichtung.

Zur Unterstützung unseres Hamburger Standortes suchen wir eine:n Office Manager:in (m/w/d), die:der das organisatorische Rückgrat unseres Institutsbetriebs bildet. Die Position ist nach EG 8 TV-AVH bewertet, zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit mit 60% zu besetzen und eine reine Präsenzstelle am Standort Hamburg.

Gemeinsam in einem kleinen Team verantworten Sie die zentralen Abläufe im Geschäftszimmer, sind erste Ansprechperson für Gäste, Mitarbeitende und externe Kontakte und stellen sicher, dass Informationen, Kommunikation und Prozesse effizient, freundlich und serviceorientiert laufen.

• Organisation und Koordination des Büroalltags, Bürokommunikation, Unterstützung der Institutsleitung sowie Sicherstellung eines professionellen Empfangs- und Bürobereichs.
• Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe (deutsch/englisch) über die zentrale Institutsnummer; Empfang von externen Gästen.
• Organisation des Postein- und -ausgangs sowie Unterstützung von Besprechungen und kleinen Veranstaltungen (Raumvorbereitung, Gästebetreuung, Getränkeorganisation).
• Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung und Beschaffungsprozessen (Angebote, Preisvergleiche, Bestellungen) sowie Pflege von Vertrags- und Abrechnungsunterlagen.
• Organisation von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie technischer Grundausstattung.
• Koordination von externen Dienstleistern rund um das Raummanagement (Hausmeister, Hausverwaltung, Handwerker, Möbellieferanten etc.).
• Vorbereitung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeitende.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z. B. Bürokaufmann/-frau, Verwaltungsfachangestellte:r, Industriekaufmann/-frau).
• Berufserfahrung in Büroorganisation, Empfang und/oder administrativem Service.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Grundkenntnisse in Rechnungsbearbeitung und Beschaffungsprozessen.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke sowie ein einnehmendes und professionelles Auftreten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. 
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.